黑龙江东方学院财务处会计档案管理办法
东方校发〔2025〕155号
第一章 总则
第一条为加强学校财务会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》，在学院《黑龙江东方学院财会类档案管理办法》的基础上，制定本管理办法。
第二条本办法所称会计档案是指财务处在进行财务管理、会计核算过程中接收或形成的，记录和反映经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表、影像等会计资料，包括通过计算机、影像等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
第三条 建立和完善会计档案的目的在于，确保会计档案的真实、完整、可用、安全。
第二章 会计档案类别
第四条纸质会计档案管理
（1）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证。
（2）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。
（3）年度财务预、决算报告及明细底稿。
（4）财务会计报告，包括年度财务审计报告、年度财务专项审计报告及各类报表等。
（5）其他会计资料，
包括：有关财务业务办理的开户、许可等手续类证照；
银行对账单、银行各类单据；
纳税申报表及相关资料；
工资明细表及各类发放明细单；
合同、工程决算等需单独装订的资料；
会计档案移交清册及其他具有保存价值的会计资料。
第五条 电子档案管理
（1）年度财务、工资、发票数据备份。
（2）年度报表，包括资产负债表、收入支出表、费用明细表。
（3）年度财务预、决算、审计报告 。
（4）学校签订的、作为原始凭证的、较为重要的合同，协议，经济往来凭证。
（5）相关国家财经制度，学院财务规章制度等。
（6）相关会计类图片性质资料 。
第三章 会计档案借（查）阅
第六条 会计档案是财务处内部的工作资料，只在财务处内部查阅使用。原则上不予借出，确因工作需要或根据有关规定必须借出的，应按照规定办理相关手续。
第七条 会计档案借（查）阅要求：
（1）除财务处内部人员查阅档案外，借（查）阅会计档案须财务部门安排财务人员陪同。
（2）借（查）阅会计档案者，严禁在会计档案上涂画、标记、拆封和抽换。
（3）借（查）阅单位确因工作需要独立查阅的，应当妥善保管并按期归还。如确有原因延长借阅时间，应提前办理手续。
第八条 会计档案借（查）阅程序：
（1）财务处内部工作人员查阅档案，按工作实际需要，由主管人员同意或负责人批准。
（2）校内其他部门借（查）阅会计档案，需填写财务处会计档案借（查）阅申请表，并经财务处负责人签批。
（3）校内有关部门出于审计、取证等检查性质的需要查阅会计档案，需提供查档函件，填写财务处会计档案借（查）阅申请表，并经财务处负责人签批。
（4）校外有关部门需要查阅会计档案，须出示单位介绍信及查阅人有效身份证件。填写财务处会计档案借（查）阅申请表，并经财务处负责人签批。
第四章 会计档案归档
第九条 财务部门设立专人（出纳人员不得兼任）专责装订、管理财务处内部档案。日常会计档案每月归档一次，偶发的会计档案随时交接。
第十条 装订人员于每月10日—20日将当月的会计凭证、账簿、报表等整理，装订，立卷，成册。填写档案交接表，移交给档案管理员。
第十一条 部门内部其他类别会计档案由经办人在日常工作中收集、整理，于每月10日前将上月应归档的资料，移交给档案管理员，并办理交接手续。
第十二条购买发票后，需先归档登记入册，再领取使用。发票使用者视需求认领，认领时务必核对数量、编号。档案管理员需定期与使用者核对。
第十三条 每月会计资料归档后，档案管理员整理，核对，
登记后入柜。编制会计档案移交清册和保管清册，保存备份。
第五章 会计档案整理与检查
第十四条每月完成档案登记入册后，档案管理员需及时对档案进行整理、分类、汇总和盘点。
第十五条 对借阅、借出档案及时整理和催收。
第十六条 会计档案应定期进行自查，对于毁损、超期及丢失等情况，及时弥补，查明原因，并汇报财务处负责人。
第十七条 会计档案管理工作应在每年年初，对上一年度的档案材料进行检查，设立专人负责检查并记录。
第六章 会计档案与档案馆交接
第十八条 会计档案需移交学校档案馆的类别：会计凭证、账簿、财务与决算报告等。
第十九条 当年形成的会计档案，在会计年度结束，由财务部门整理立卷，并保管1年，再按照学校档案管理部门的规定移交档案馆。财务处因工作需要需推迟移交，经档案馆同意，最长不超过3年。临时保管期间，遵照档案管理有关规定，严禁篡改和损坏。
第二十条 向学校档案馆移交会计档案时，应办理会计档案交接手续，按照移交清册所列内容逐项交接，并编制会计档案移交清册留底。
第二十一条 电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其原数据一并移交，且文件格式符合学校档案馆管理规定。
第二十二条 交接会计档案时，应由双方负责人共同监督。交接完毕，双方经办人和监督人在移交清册上签名或盖章。
第七章 附则
第二十三条 本管理规定由财务处负责解释，自发布之日起实施。
